内部管理系统

内部管理系统的基本方针及运作情况

基本考量

本公司努力完备规程、组织、体制等内部管理系统,在公司法和公司法实施规则的基础上,于2015年4月24日的董事会上,做出了”确保双日集团业务正当性的体质管理的基本方针”.具体内容如下。

 

  • 1.相关本公司董事执行职务的情报保存及管理体制
  • 根据本公司的董事会规程及公司内部的文件情报管理规程,在法定保存期间内,对于本公司董事会的会议纪要、审议裁决书等,本公司董事业务执行相关的重要文件,制定了保存期间及保存责任制度,根据需要提供阅览。
  • 2.确保本公司及子公司的董事和雇员执行职责时,符合法律或公司章程
  • 本集团公司通过《双日集团行为守则与职业道德准则》明确了遵守法规的执行步骤,并根据《双日集团行为守则与职业道德准则》向公司员工明示全集团共用的有关遵守法规的行为方针。
  • 本集团公司以合规委员会为中心,建立合规体制,明确集团公司主管和各部门的职务分担,掌控集团公司内相关规定的修正,贯彻执行其规定。
  • 本集团与反社会的势力完全没有关联(包括贸易往来),对于不正当的要求,采取断然拒绝,必要时会采用法律手段。
  • 3.相关本公司及子公司的损失和危险管理规定
  • 我公司将与集团公司的损失相关联的信用风险、投资风险、市场风险、灾害风险等公司内外各种风险总结分类,并分门别类地制定了公司章程并指定主管部门。以期防止集团公司发生损失,或将损失控制在最小范围。
  • 对于既有的公司内规程,在不断的实践中确认其实用性并进行修正。同时根据事业环境变化,对集团公司产生新的风险时,及时迅速制定规程,明确责任人和主管部门。
  • 4.确保本公司及子公司董事执行职责的效率性的体制
  • 本公司明确制定了董事和执行董事的职责分担、各个部门的业务分工、指挥命令系统、权限及决定重大事件时的规则。
  • 本公司明确制定了董事会决议重要事件时的规程,并设置了经营会议和其他各审议会或委员会,进行审议或做出决断。董事会章程中明确规定了向董事会汇报的项目。
  • 本公司设置了运行管理公司的专属部门,确保集团公司经营的健全。
  • 通过经营会议、经营企划部或负责人迅速传达本集团公司的经营方针,同时加上口头和书面的形式向全体集团雇员渗透。
  • 本公司包括关联子公司在内一并制定经营计划,共享经营目标和经营指标,以期推动集团经营。
  • 5.规定子公司的董事向总公司报告其职务,是确保本公司和子公司业务正当性的体制
  • 集团经营基本规则中,必须规定责任人。对于重要事项,要与集团公司事先协商,并有义务定期向本公司提交事业年度报告和营业报告。
  • 通过连结决算报告评价内部管理,验证并修正集团公司的业务流程。
  • 公司实行内部监察制度,以验证业务的适当性。
  • 6.针对辅助本公司监察人的雇员,确保其对于董事的独立性,以及监察对其辅助雇员指令的有效性的体制
  • 为了辅助监察人工作,设置了监察业务室。
  • 监察业务室的人员听从监察人指示执行业务,其评价,调动需要得到监察人同意。
  • 7.本公司及子公司对监察人汇报的体制
  • 本公司董事规程中规定,如果发现董事做出可能严重损害公司利益的行为,必须立即向监察人报告。
  • 本集团的内部通报制度,由集团董事通过合规委员会等机构,定期向公司监察报告。
  • 本集团公司监察部每次监察结束,会将内部监察报告抄送给公司监察人。
  • 本集团公司的监察会可以根据需要,向会计监察人、公司董事或其他人员要求配合工作提交报告。
  • 8.向本公司监察部门反映举报告人将受到保护,不会因为举报一事受到不公待遇
  • 本公司内部通报制度(包含向本公司监察部门举报)保护举报的董事,不得因为举报行为受到不公待遇.
  • 9.其他确保本公司监察执行监察工作有效性的体制
  • 本公司在注意监察人的效率及正当性的基础上,支付必需的费用。
  • 本公司的监察人出席董事会,根据需要陈述意见。此外出席经营会议和其他重要会议,可以直接审议重要事项或进展情况
  • 本公司董事定期与监察人见面,就公司应处理的课题、改善监察人的监察环境以及监察上的重要课题交换意见。

完善及运行情况

内部管理系统全局

以最高经营负责人社长为会长的内部管理委员会,对内部管理系统的整体情况进行掌控;监控运作状况;起到维护和加强内部管理体制的作用。

(运行情况概要)
内部管理委员会从全局出发,监督完善内部管理系统和其运行情况,定期抽查、抽取制度与体制等公司整体的课题进行探讨,对相关部门下达指示、并对其进行改善。以金融贸易法为基础,实施财务报告相关的内部管理评价及确保财务报告可靠性的制度。具体到各自领域的实施措施,在风险管理框架内,由各委员会(合规委员会、CSR委员会等)和小组(对外公布小组、情报安全小组等)为中心行使其职责。内部管理委员会在2016年度共召开5次会议,会议内容均已向董事会做出汇报。

合规管理

本集团公司的“双日集团合规性程序”中,为了贯彻合规性制定了规程和“双日集团合规行动准则”,本集团公司全体员工无论身处何地,都可使用此全球通用的判断标准。

CCO(Chief・Compliance・Officer)担任会长的合规委员会作为中心机构,在本集团公司内及海外分支机构构建起合规委员会,设置合规负责人。为了防止违反合规行为或是在早期发现问题,本集团公司的全体职员均熟知可通过COO及外部律师的热线(内部通报制度);合规委员会的咨询窗口;以及全年365天24小时多种语言对应的“双日道德热线”,这些方式来举报。此外,为了防止腐败行为,制定了“双日集团防腐败行为规程”和“双日集团防腐败行为要领”,海外和双日集团均采用以规程。

此外,由于《育儿介护休假法》及《男女雇佣机会均等法》等法律的修订(生效日期:2017年1月1日),针对怀孕、分娩、育儿介护休假等问题的预防措施已经义务化,本公司为了保证不存在骚扰,从而保持良好的就业环境, 修改了部分就业规则。

(运行情况概要)
根据最近国内外法律法规的修订以及社会观念的变化,于216年4月修订了《双日集团合规行为准则》,并将其依次引入本公司及海外集团公司中。以合规委员会制定的活动计划为基础,继续提供防止合规事件再次发生的对策协议,或是执行行为准则时对集团公司的支持和指导。2016年度的具体活动如下。

・CCO与本集团公司社长面谈
・定期召开本集团公司合规负责人的联络会
・召开防止职场内骚扰、防止腐败行为的说明会
・针对新员工、老员工和海外赴任者,开展各种培训
本年度合规委员会每个季度,召开共计4次会议。

请参考“公司治理>遵守法规

风险管理

本集团公司作为综合商社,开展的业务含有各种各样的风险。按照“风险管理基本规程”将风险分类定义,并以各风险项目为单位,任命风险管理人,制定“风险管理运营方针和计划”。通过制定“风险管理运营方针和计划”,实施,监控,总结的PDCA循环管理,确保整体的连续性,努力提高风险管理体制。

(运行情况概要)
上述“风险管理运营方针和计划”的制定,由董事会决定,经由内部管理委员会讨论运营情况,每季度向董事会提交报告。全公司都应了解伴随项目环境变化等的对策,出现已知领域外的风险时,向经营汇报课题情况与对应状况,酌情处理。

在风险分类中,对于可评估的风险(市场风险、信用风险、事业投资风险、国家风险),预测风险,根据测算出的风险资产的数值进行管理。对于无法评估的风险项目(法律风险、合规风险、环境和社会(人权)风险、资金调配风险、灾害风险和体制风险),监控管理状况,向经营层报告。

为了加深风险管理意识,本集团公司面向员工和管理层,开展多种风险管理培训开展教育启蒙,将风险管理意识渗透到日常工作当中。

请参考“公司治理>风险管理

集团公司的经营管理

本集团公司以“集团经营基本规程”“集团经营运作规程”为基础,制定经营管理体制。各公司根据其制定相对应的体制。由经营企划部确认各公司的体制情况。本公司董事则通过负责人,或是由集团公司委派的董事、监事等把握集团公司的经营情况。

(运行情况概要)
本集团公司委派董事、监事等,掌握经营基础的正确性、治理情况和运营监督,通过年度事业报告、每月营业活动报告等定期向集团汇报。对于重要事项,事先向双日总社提交审议,以期妥善管理公司经营。

为了推动集团公司经营发展,由负责人对集团经营方针进行说明,面向全体员工开展研修等,努力将公司的经营理念和方针渗透到基层。

信息保存及管理

以董事会会议纪要等重要文件为首的相关履行职责的文件,由主管部门按照文件保存规程等规定,在法定保存期间进行妥善管理,并根据需要提供阅览。关于履行职责的信息,制定了根据其重要性和保密性进行分类管理的规程,通过监控等方式,确保信息安全体制。

(运行情况概要)
定期审查与履行职责相关信息的区分、管理方法和保存期间,努力贯彻信息管理。在本年度,修订了信息管理规程,确保各组织的信息管理得到彻底实施。此外,以信息安全小组为中心,不断加强网络安全体制,防止服务器攻击等风险。

请参考“公司治理>情报管理”

确保监察有效性的体制

本公司雇佣专人,设立监察业务室辅助监察的体制,是为了确保辅助监察人工作的人员相对董事,保持其独立性,并能够完成其职责。
监察报告的体制是在董事报告的基础上,通过合规委员会和监察部门,配合提供监察时必要的报告,如与本集团公司有关事项,关联公司的事业报告等。另,相关规程规定,向监察部门报告的员工不会受到不公待遇。
监察费用体制是除了预算经费外,紧急或临时费用需要向公司提出申请。
会计审计体制是,会计审计人员向监察人说明审计计划,并定期接收监察执行情况报告。相互共享情报,有效执行监察工作。此体制亦可监督会计审计人的独立性。

(运行情况概要)
适时向监察人进行汇报,监察人与董事定期面谈并交换意见。

 

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