内部管理系统

内部管理系统的基本方针及运作情况

基本考量

本公司努力完备规程、组织、体制等内部管理系统,在公司法和公司法实施规则的基础上,于2015年4月24日的董事会上,做出了”确保双日集团业务正当性的体质管理的基本方针”.具体内容如下。

 

  • 1.相关本公司董事执行职务的情报保存及管理体制
  • 根据本公司的董事会规程及公司内部的文件情报管理规程,在法定保存期间内,对于本公司董事会的会议纪要、审议裁决书等,本公司董事业务执行相关的重要文件,制定了保存期间及保存责任制度,根据需要提供阅览。
  • 2.确保本公司及子公司的董事和雇员执行职责时,符合法律或公司章程
  • 本集团公司通过《双日集团行为守则与职业道德准则》明确了遵守法规的执行步骤,并根据《双日集团行为守则与职业道德准则》向公司员工明示全集团共用的有关遵守法规的行为方针。
  • 本集团公司以合规委员会为中心,建立合规体制,明确集团公司主管和各部门的职务分担,掌控集团公司内相关规定的修正,贯彻执行其规定。
  • 本集团与反社会的势力完全没有关联(包括贸易往来),对于不正当的要求,采取断然拒绝,必要时会采用法律手段。
  • 3.相关本公司及子公司的损失和危险管理规定
  • 我公司将与集团公司的损失相关联的信用风险、投资风险、市场风险、灾害风险等公司内外各种风险总结分类,并分门别类地制定了公司章程并指定主管部门。以期防止集团公司发生损失,或将损失控制在最小范围。
  • 对于既有的公司内规程,在不断的实践中确认其实用性并进行修正。同时根据事业环境变化,对集团公司产生新的风险时,及时迅速制定规程,明确责任人和主管部门。
  • 4.确保本公司及子公司董事执行职责的效率性的体制
  • 本公司明确制定了董事和执行董事的职责分担、各个部门的业务分工、指挥命令系统、权限及决定重大事件时的规则。
  • 本公司明确制定了董事会决议重要事件时的规程,并设置了经营会议和其他各审议会或委员会,进行审议或做出决断。董事会章程中明确规定了向董事会汇报的项目。
  • 本公司设置了运行管理公司的专属部门,确保集团公司经营的健全。
  • 通过经营会议、经营企划部或负责人迅速传达本集团公司的经营方针,同时加上口头和书面的形式向全体集团雇员渗透。
  • 本公司包括关联子公司在内一并制定经营计划,共享经营目标和经营指标,以期推动集团经营。
  • 5.规定子公司的董事向总公司报告其职务,是确保本公司和子公司业务正当性的体制
  • 集团经营基本规则中,必须规定责任人。对于重要事项,要与集团公司事先协商,并有义务定期向本公司提交事业年度报告和营业报告。
  • 通过连结决算报告评价内部管理,验证并修正集团公司的业务流程。
  • 公司实行内部监察制度,以验证业务的适当性。
  • 6.针对辅助本公司监察人的雇员,确保其对于董事的独立性,以及监察对其辅助雇员指令的有效性的体制
  • 为了辅助监察人工作,设置了监察业务室。
  • 监察业务室的人员听从监察人指示执行业务,其评价,调动需要得到监察人同意。
  • 7.本公司及子公司对监察人汇报的体制
  • 本公司董事规程中规定,如果发现董事做出可能严重损害公司利益的行为,必须立即向监察人报告。
  • 本集团的内部通报制度,由集团董事通过合规委员会等机构,定期向公司监察报告。
  • 本集团公司监察部每次监察结束,会将内部监察报告抄送给公司监察人。
  • 本集团公司的监察会可以根据需要,向会计监察人、公司董事或其他人员要求配合工作提交报告。
  • 8.向本公司监察部门反映举报告人将受到保护,不会因为举报一事受到不公待遇
  • 本公司内部通报制度(包含向本公司监察部门举报)保护举报的董事,不得因为举报行为受到不公待遇.
  • 9.其他确保本公司监察执行监察工作有效性的体制
  • 本公司在注意监察人的效率及正当性的基础上,支付必需的费用。
  • 本公司的监察人出席董事会,根据需要陈述意见。此外出席经营会议和其他重要会议,可以直接审议重要事项或进展情况
  • 本公司董事定期与监察人见面,就公司应处理的课题、改善监察人的监察环境以及监察上的重要课题交换意见。

完善及运行情况

内部管理系统

内部管理委员会作为社长管辖下的业务执行机构,对内部管理系统的整体情况进行掌控;监控运作状况;起到维护和加强内部管理体制的作用。

(运行情况概要)
内部管理委员会从全局出发,监督完善内部管理系统和其运行情况,定期抽查、抽取制度与体制等公司整体的课题进行探讨,对相关部门下达指示、令其进行改善。以金融贸易法为基础,监督财务报告相关的内部管理评价及确保财务报告可靠性。具体到各自领域的实施措施,由各委员会(合规委员会、可持续发展委员会等)和小组(对外公布小组、情报安全小组等)为中心行使其职责。内部管理委员会每年度共召开5次会议,会议内容均已向董事会做出汇报。

此外,为了进一步宣传和共享公司内部新设立或变更的规则和指南等重要信息,汇总主要信息制作“内部管理通讯”,定期向国内外全体集团公司发送。

合规管理

本集团公司的“双日集团合规规程”中,为了贯彻合规制定了指南和“双日集团合规行动准则”,此判断标准全球通用,无论集团员工身处何地都可使用。

CCO(Chief・Compliance・Officer)担任会长的合规委员会作为中心机构,在本集团公司内及海外分支机构分别设置当地的合规负责人或设置合规委员会,构建一个推动遵守法律和企业道德的体制。为了防止违反合规的行为,或在早期及时发现问题,本集团公司的全体职员均熟知可通过COO及外部的律师热线(内部通报制度);合规委员会事务所的沟通窗口;以及全年365天24小时多种语言对应的“双日道德热线”等方式来举报。此外,在本公司官网上,还设立了合规的对外沟通窗口,可以接受公司外部举报。

为了防止腐败,制定了“双日集团反腐败规章”和“双日集团反腐败规章指导方针”,海外现地法人及日本国内外的双日集团子公司也将此导入规程。2019年11月,我们成为首家获得预防贿赂管理系统国际标准ISO37001的日本公司。

本公司于2019年7月制定了“双日集团制裁应对・出口管制基本方针”,构建起应对日本国内外违反制裁・出口管制的风险体制。

另外,双日集团从2019年4月起执行部分“整顿推动工作方式改革的相关法律”,要求本公司全体员工必须通过网络学习,参加由社会保险律师为日本国内的双日子公司进行讲座等,向全公司做宣传。2020年1月开始,我们启动了远程办公制度,与已经采用的弹性工作制并用,以提高个人的工作效率,将节省下来的时间用于开发新业务,旨在提高团队和组织的生产力和创造力。

双日集团在遵守法律的基础上,让员工熟知职场骚扰沟通窗口的存在,通过网络学习和持续开展培训等活动,努力维持良好的工作环境,确保员工在工作中不受到任何形式的职场骚扰。

(运行情况概要)
以合规委员会制定的活动计划为基础,持续性提供防止合规事件再次发生的对策协议,或是执行行为准则时对集团公司实施支援和指导。本年度的具体活动如下。

  • CCO与本集团公司社长面谈
  • 定期召开本集团公司合规负责人的联络会
  • 定期召开海外各地合规负责人的联络会
  • 召开防止职场骚扰、承包合同法、反腐败等重要课题的说明会,实施个人信息保护法(包括GDPR)的网络学习
  • 针对应届毕业生、新入社的员工和海外赴任者,开展各种培训
  • 对国内集团公司新任命的合规负责人实施培训;对实际担当人员开展技能培训

本年度合规委员会每个季度召开,共计召开4次会议。

安全保障贸易管理委员会隶属于合规委员会旗下,是一个新设立的独立机构。以委员会制定的活动计划为基础,开展防止违反制裁和出口管控的活动,并对集团公司实施支援和指导。本年度的具体活动如下。

  • 制定“双日集团制裁应对和出口管理基本方针”
  • 针对应届毕业生、新入社的员工和海外赴任者,开展各种培训
  • 协助海外分支机构修订或建立现地安全保障贸易管理规程
  • 召开一次安全保障贸易管理委员会

请参考 “公司治理 > 合规

风险管理

本集团公司作为综合商社,为了应对开展的业务所面临的各种各样风险,按照“风险管理基本规程”将风险分类定义,并以各风险项目为单位,任命管理人员,制定“风险管理运营方针和计划”。通过制定、实施、监控、总结的PDCA循环管理,确保整体的连贯性,努力提高风险管理体制。

(运行情况概要)
“风险管理运营方针和计划”的制定,由董事会决定,经由内部管理委员会讨论运营情况,每季度向董事会提交报告。全公司都应了解伴随项目环境变化等的对策,出现已知领域外的风险时,向经营汇报情况与对应状况,酌情处理。

在风险分类中,对于可评估的风险(市场风险、信用风险、事业投资风险、国家风险),预测风险,根据测算出的风险资产的数值进行管理。对于无法评估的风险项目(法律风险、合规风险、环境和社会(人权)风险、资金调配风险、灾害等风险和体制风险),监控管理状况,向经营层汇报。在此基础上,通过网络或SNS发布企业信息(个人信息保护和危机管理等)相关风险、与质量有关的风险(业务领域的多样化带来的质量管理体系)等新型风险,PDCA循环持续监控。

为了持续加深风险管理意识,本集团公司面向员工和管理层,开展多种风险管理培训和教育启蒙,将风险管理意识渗透到日常工作当中。

在地震、暴风雨和传染病等灾害风险中确保员工的工作顺利进行之外,上述的远程办公制度和弹性工作制等措施有助于改善员工的工作环境。为了确保本集团的危机管理基本方针的实效性,并根据经营环境变化持续自检,改善和发展,2020年2月的经营会议上决定成立“业务持续性管理委员会”。

请参考 “公司治理 > 风险管理

集团公司的经营管理

本集团公司以“集团经营基本规程”“集团经营运作规程”为基础,制定经营管理体制。各集团公司根据其制定与自己公司相对应的体制,并定期抽查各公司的体制情况。本公司董事则通过负责人,或是由集团公司委派的董事、监事等把握集团公司的经营情况。

(运行情况概要)
本集团公司委派董事、监事等,掌握经营基础和管理情况,对运营进行监督,通过年度事业报告、每月营业活动报告等定期向集团进行汇报。对于重要事项,事先向双日总社提交审议,以期妥善管理公司的经营情况。

为了推动集团公司的发展,由负责人对集团经营方针进行说明,面向全体员工开展研修等,努力将公司的经营理念和方针渗透到基层。

此外,作为加强集团管理的一部分,我们一直坚持定期在经营会议和董事会上汇报集团公司的董事会运营情况。

除了每年实施的集团公司董事培训以外,还分别为新任命的董事和监事提供培训。

信息保存及管理

以董事会会议纪要等重要文件为首的相关履行职责的文件,由主管部门按照文件保存规程等规定,在法定保存期间进行妥善管理,并根据需要提供阅览。关于履行职责的信息,制定了根据其重要性和保密性进行分类管理的规程,通过对运行情况抽检等方式,确保信息安全。

(运行情况概要)
关于履行职责的信息,我们会定期审查规程规定的信息分类、管理方法和保留期限等内容,努力确保妥善管理。本集团公司为需要特别严格管理的信息制定了具体的管理和实施方法指南,我们也将继续调查保存状态,对需要改善的地方提出指导意见。另外,我们正在努力通过对可疑电子邮件的回复培训、修订IT安全法规进一步严格管理密码,制定信息传递应用程序的使用规则等各种措施,进一步加强安全措施。

请参考 “公司治理 > 信息管理

确保监察有效性的体制

监察报告的体制是建立在董事报告的基础上,通过内部管理委员会、合规委员会等各种委员会和监察部门,配合提供监察时必要的报告,如与本集团公司有关事项,关联公司的事业报告等。另,相关规程规定,向监察部门报告的员工不会受到不公待遇。会计审计体制是,会计审计人员向监查董事说明审计计划,并定期提交监查执行情况报告。相互共享情报,有效执行监察工作。此体制亦可监督会计审计人的独立性。

(运行情况概要)
适时向监察人进行汇报,监察与董事进行面谈、监查与会计监查人定期面谈并交换意见。

 

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